Smart working in 10 (non troppo) semplici punti

11 Maggio 2020

Mai come in questi giorni il termine smart working è stato sulla bocca di tutti: media, aziende e in generale il 90% dei lavoratori hanno iniziato a familiarizzare con questo termine. Ma come si fa davvero smart working?

Smart working vs Remote working

Iniziamo con il dire cosa non è lo smart working. Una persona che lavora da casa non è per forza uno smart worker. Il telelavoro è un concetto apparso in Italia negli anni ’70. In questo caso però il lavoro, gli orari e soprattutto le procedure restano le stesse. L’unica differenza con il lavoro tradizionale è il fatto di poterlo effettuare a casa (anche in pigiama!)

Smart Working e mindset

Per fare davvero smart working serve molto di più. Serve cambiare totalmente approccio, serve un nuovo mindset! E’ un processo non facile che deve essere guidato dall’alto e sposato da tutta l’azienda per avere successo. Non si diventa smart in una settimana, forse nemmeno in un mese. Si tratta di un percorso da intraprendere e da portare avanti con convinzione.

Vantaggi dello smart working

Fatica, percorso da intraprendere, molto tempo… perché allora puntare allo smart working? Perché funziona! Perché quando entra nel tessuto dell’azienda permette di produrre di più, permette di risparmiare e soprattutto migliora la vita delle persone (con indubbi benefici sui primi due punti)

Con queste premesse sarete già convinti ma ci sono delle cose da imparare e non sono poche:

Gestione del tempo

In America sono soliti dire “9 to 5” per descrivere la tipica giornata lavorativa di 8 ore (senza pausa pranzo). Lo smart working come vedremo tra qualche punto rompe il legame tra lavoro e le ore lavorate in favore di indicatori più interessanti riguardo la produttività. Sempre legato al tempo c’è da sottolineare che maggiore flessibilità comporta spesso maggiori criticità se non si è bene organizzati. Ricordate il passaggio tra superiori e università? Il paradiso in terra almeno fino alla data del primo appello.

Gestione dei progetti e dei task

Se non veniamo valutati più su quanto tempo passiamo alla scrivania dobbiamo per forza di cose fare riferimento ad altri indicatori. Il più importante di questi sono le cose che facciamo, i “task”. Diventa quindi centrale la gestione dei progetti (o dei clienti) e dei task (le cose da fare). Tutta la nostra giornata lavorativa deve essere scandita dal completare dei task. Noi ad esempio per questa funzione utilizziamo Meistertask ma la scelta è smisurata.

Obiettivi vs Orari

Siamo arrivati ad uno dei principali cambiamenti che implica lo smart working. Lo scopo di un lavoratore passa dal dover passare in azienda del tempo effettuando un lavoro a lavorare per una azienda in modo da ottenere un determinato obiettivo. Questo significa che un dipendente zelante potrebbe ritrovarsi con il pomeriggio libero grazie alla geniale pensata avuta nella mattinata come invece arrivare a lavorare di notte per mantenere l’impegno preso con un particolare cliente.

Comunicazioni con il team

Lo smart working è comunque sinonimo di lavoro distribuito. Sebbene lo smart working si possa applicare anche a team che condividono l’ufficio per essere tale deve essere applicabile in qualsiasi momento o luogo. Per comunicare è quindi indispensabile utilizzare strumenti pensati per favorire lo scambio di informazioni tra colleghi e prevedere dei luoghi centrali dove avere a disposizione tutti i documenti necessari a svolgere i nostri compiti. Nel nostro caso non possiamo fare più meno di Slack per le comunicazioni e di G Suite di Google per i documenti (prima utilizzavamo Dropbox che è altrettanto efficace)

Comunicazioni con i clienti

Punto controverso, qualcuno qui potrebbe inorridire. Da qualche tempo abbiamo affiancato alle email dei limitatissimi gruppi Whatsapp per i clienti. Nel nostro caso fornendo nella maggior parte dei casi delle consulenze lo troviamo un mezzo utile per comunicazione veloci (il cliente su Whatsapp risponde sempre, alle email quasi mai) e per risparmiare qualche sanguinosa (in termini di tempo) call. Le email restano centrali per comunicazioni più approfondite. Con i clienti più smart abbiamo anche dei documenti Google condivisi per le strategie o per le altre attività dove collaboriamo attivamente insieme.

Non tutto può essere Smart

Tutto molto bello. Il mondo reale però è un’altra cosa. Lo smart working come detto in apertura è un cambio di approccio e come tale non è istantaneo e può essere applicato in diverse fasi. Se alcuni processi non sono assimilabili completamente in questo momento proviamo comunque a migliorarli e concentriamoci su altre attività da ottimizzare. Spesso per i nostri clienti sono i loro stessi fornitori ad essere un primo ostacolo. In questo caso provate a contaminarli con queste novità. Vi ringrazieranno e di conseguenza semplificheranno la vita anche a voi.

Il Tempo libero

Lavoro, lavoro, soltanto lavoro… Lo smart working parla si di lavoro ma il più grande PRO che ho sperimentato in questi anni è il valore del tempo libero quando davvero se ne ha bisogno. A me per esempio piace surfare ma farlo una volta calato il sole o con la marea sbagliata è un problema. Grazie allo smart working mi sono slegato dagli orari perché l’importante è che le cose vengano fatte, non importa a che ora. Posso quindi fare quello che amo e recuperare il tempo perso (o guadagnato?) alzandomi due ore prima o lavorando la sera.

Noi di Panese Think Digital siamo degli smart worker e anche se non siamo ancora perfetti abbiamo intrapreso questo percorso da diversi anni. La tua azienda è pronta per questa grande opportunità? Scrivimi e sarò felice di darti qualche consiglio!